TaxPress eMagazine Τευχος 01 Δεκ. '15

26 ΤΑ ΑΡΘΡΑ ΜΑΣ TaxPress eMagazine ΟΙ Διαφορές απογραφών και η αντιμετώπισή τους στο τέλος της χρέωσης. 1.Διαδικασίες φυσικής Απογραφής Πολλές εταιρείες διαθέτουν μηχανογραφικά συστήματα που δίνουν τη δυνατότητα στο λογιστή να παρακολουθεί καθημερινά τις κινήσεις και τα υπόλοιπα των αποθεμάτων ανά αποθηκευτικό χώρο, χρώμα, μέγεθος κλπ. Ανεξάρτητα από το εύρος των πληροφοριών που παρέχονται από τα μηχανογραφικά συστήματα, στο τέλος της χρήσης πρέπει να πραγματοποιείται φυσική απογραφή, δηλαδή να καταμετρώνται όλα τα είδη αναλυτικά σε όλους τους αποθηκευτικούς χώρους. Η διαδικασία γίνεται ως εξής: α) Οργάνωση για την φυσική απογραφή Ουσιαστικά πρόκειται για εσωτερική διαδικασία σε μια επιχείρηση αφού στις περισσότερες περιπτώσεις παραμένει η ίδια λειτουργία φυσικής απογραφής για πολλά χρόνια. Μέσα από αυτή την διαδικασία ορίζεται ο ρόλος του υπεύθυνου για την απογραφή, ορίζονται συνήθως 2 διαφορετικοί καταμετρητές ώστε ο υπεύθυνος να τους ελέγχει, ορίζεται η συμμετοχή στη διαδικασία των αποθηκαρίων, των λογιστών κλπ.. Όταν ορίζονται διαφορετικά συνεργεία καθορίζεται από πριν ο χώρος ευθύνης τους. Η διαδικασία αυτή συχνά εφαρμόζεται από επιχειρήσεις χωρίς να είναι καταγεγραμμένη και αναλυτική, αλλά σε κάθε περίπτωση πριν ξεκινήσει η καταμέτρηση πρέπει να υπάρχει μια στοιχειώδης οργάνωση. Ο υπεύθυνος λογιστηρίου ακόμα και όταν δεν έχει οριστεί ως υπεύθυνος για την απογραφή πρέπει να γνωρίζει σε βάθος και να ελέγχει τη διαδικασία στο σύνολό της. β) Προετοιμασία για τη φυσική απογραφή , δηλαδή τακτοποίηση των αποθεμάτωνκατάείδοςμετέτοιοτρόπο ώστε να είναι ευκολότερη η καταμέτρησή τους. Τα ακατάλληλα ή ελαττωματικά αποθέματα και βεβαίως τα εμπορεύματα τρίτων πρέπει να βρίσκονται σε ξεχωριστό χώρο. Κρίνεται σκόπιμο εφόσον είναι δυνατόν να υπάρχει η κατάλληλη οργάνωση ώστε να είναι τακτοποιημένα τα αποθέματα σε όλη τη διάρκεια της χρήσης. γ) Επιμέτρηση επαναληπτικές επιμετρήσεις αποθηκών Ανάλογα με την οργάνωση και τις διαδικασίες κάθε επιχείρησης πραγματοποιούνται επιμετρήσεις που σε περίπτωση αποκλίσεων μεταξύ διαφορετικών συνεργείων επαναλαμβάνονται. Επαναληπτικές επιμετρήσεις πρέπει να πραγματοποιούνται και σε περίπτωση διαφορών απογραφής (διαφορές που προκύπτουν σε ορισμένους κωδικούς (είδη), όταν εμφανίζεται διαφορετικό υπόλοιπο στο βιβλίο αποθήκης από αυτό που καταμετρήθηκε κατά τη φυσική απογραφή. Άρα, λοιπόν, απαιτείται αυξημένη προσοχή όταν έχουμε διαφορές απογραφής, αφού είναι πολύ πιθανό είτε να μετράμε λάθος είδος, είτε να βρίσκονται ποσότητες του ιδίου κωδικού σε διαφορετικά μέρη της αποθήκης. δ) Σύνταξη κατάστασης φυσικής απογραφής Όταν βεβαιωθούμε πως η διαδικασία της καταμέτρησης έγινε με ορθό τρόπο, δηλαδή πραγματοποιώντας διαφορετικές καταμετρήσεις από διαφορετικά συνεργεία καταλήγουμε στο ίδιο αποτέλεσμα, σημαίνει ότι η διαδικασίαΦυσικής Απογραφής έχει τελειώσει και απομένει η καταγραφή της. Με ευθύνη του προϊσταμένου λογιστηρίου συντάσσεται κατάσταση όλων των ειδών με την ποσότητα τέλους χρήσης που βρέθηκε οριστικά στη φυσική απογραφή. Σε διπλανές στήλες αναγράφονται τα λογιστικά υπόλοιπα του βιβλίου αποθήκης και οι διαφορές .(ελλείμματαπλεονάσματα). Η κατάσταση αυτή υπογράφεται από τον ίδιο, από τον υπεύθυνο απογραφής αλλά και από τη διοίκηση, ώστε να είναι επίσημο έγγραφο της εταιρείας, που ελέγχεται από τον ορκωτό Ελεγκτή Λογιστή, αλλά και τις φορολογικές αρχές. Θα μπορούσε να είναι όπως παρακάτω: